2016年12月10日土曜日

忘年会・新年会幹事さんへ!メールの返信率を上げるために私がやっていること

忘年会シーズンですね!
私は早くも新年会のことを考えています。
サークル卒業生の飲み会をいつも企画してるんです。


幹事さんが困ることの1つが、お誘いメールの返信率。
特にどういうわけか、女性は全然返さないですね!どうしてなんでしょう?

今回は少しでもメールの返信率を上げるために私がやっていることをお伝えします。


返信締切を明確にしておく

これはもう当然といえば当然ですが、
返信締切を最初に伝えた方が返信率は上がります。

「締切を過ぎてからの参加表明は受け付けません」と釘を刺しておくとなお良し!


件名に目を引くワードを入れる

社会人は毎日色んなメールが届きます。
仕事メールに埋もれないように、目を引く件名にしましょう。
私は【 】を使って目立たせる工夫をしています。

【○○部忘年会】忘年会の出欠 とか
急ぎの時は【緊急】とか【明日締切】とか入れるといいですね。



最初から日程を決めておく

まず飲み会の日程を決めますよね。
あなたの意志で最初から日程を決めておくのをオススメします。

幹事をやるようになってわかったのですが、
「○日か○日のどこがいいですか?」と参加者の希望を聞きながら日程を決めるのはあまりオススメできません。
理由はメールが返ってこないから。

「希望を出してもその日程にならないかも」と思っているのか、
「正式に日程が決まって、参加表明を出す段階になったら返信しよう」という思考の人もいます。

幹事側としても日程の希望聞いて、正式な日程決めて、改めて出欠とって…
となると面倒ですよね。
なのでそんなプロセスを短縮化させるためにも最初からあなたが日程を決めておくのが○。


未返信者に追撃メール

参加表明を出していない人には、締切1~2日前に追撃メールを送ります。
その場合、文頭に「返信をしていない方に送信しています」と書きましょう。
そうすると受け取った側は「返信してないの私だけかも…」「みんなもう送ったのかな」と不安になり返信率が上がります。


こうしたちょっとした工夫をするだけでメールを返す人は増えてきます。
それでも返さない人は…もう送らなくていいでしょう(苦笑)







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